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ショートカット

ショートカットキー

シートの選択や印刷など良く使う操作は「ショートカットキー」としてキーボードに割り
当てられています。
これを使えば、いちいちマウスに持ち替えてクリックしなくてもメニューが選べます。

Shift + F11 キーまたは Alt + Shift + F1・・・ ワークシートを挿入する。

Ctrl + PageDown・・・ブック内の次のシートをアクティブにする。

Ctrl + PageUp・・・ブック内の前のシートをアクティブにする。

Ctrl + 方向キー・・・データ範囲の先頭行、末尾行、左端列、または右端列に移動する。

Ctrl + P ・・・印刷

F4 または Ctrl + Y・・・直前の操作を繰り返す

作業の効率化に便利な機能ばかりですので、ぜひおぼえて使ってみましょう!

便利な入力

表の作成(入力)時に覚えておくと便利なショートカットキーを紹介します。

・「Ctrl」+「;」:日付を入力(その日の)
・「Ctrl」+「:」:時刻を入力 (その時点での)
・「Ctrl」+「D」:上にあるセルと同じ内容を入力
・「Ctrl」+「B」:書式を太字に設定
・「Ctrl」+「I」:書式を斜体に設定
・「Ctrl」+「U」:書式を下線(アンダーライン)に設定

「入力ミスを防ぐために効率よく入力する」はパソコンの基本です。
ショートカットキーをたくさん覚えて効率よく作業を進めましょう!
でも、あまり詰め込みすぎると混乱するかも?!

・下方コピーと右方コピー

数式や関数などを入力した際に、「下」や「右」の方向にコピーしたいということがよくあ
ります。
範囲が小さければオートフィルを使うのもいいですが、「範囲選択がうまく選べない・・・」
そんなときに便利なショートカットです。

元になるセルからコピーしたい範囲を選びます。
そのあとに ctrl+D をすると 下に  ctrl+R で右方向にコピーすることができま
す。
ショートカットキーを使って少しでも無駄の無い操作を心がけてください。

オートカルク

オートカルクって、聞いたことありますか?
エクセルのウィンドウの一番下にあるステータスバー。
ステータスバーの何も文字の無い部分で右クリックをしてみましょう。
平均・データの個数・数値の個数・最大値・最小値・合計
と表示されます。
オートカルクを使って、様々な計算を簡単に行うことができるのです。

まず、計算したい範囲を指定します。
ステータスバーを右クリックします。
表示されたメニューで「平均」を選べば、選択したセル範囲の平均値がステータスバーに
表示されます。
同様に、「最大値」「最小値」「データの個数」などを表示させることが可能です。

表の中にわざわざ表示するほどでもない計算や、一部分の計算を見てみたい等
ちょっとした計算結結果を知りたいときには非常に便利ですよ。

メニューバーのショートカットキー  

エクセルで作業をする際に「メニューバー」を良く利用すると思います。
このメニューバーのメニューには「ファイル」や「書式」といった文字のほかに、「(F)」
や「(E)」といった文字が書いてあるのにお気づきですか?

これは「Alt」キーと組み合わせることでそのメニューを実行できる、一種のショートカッ
トキーです。

「Alt」キーと「F」を押すと、「ファイル」メニューが、
「Alt」キーと「E」を押すと、「書式」メニューが開きます。

また、開いたメニューの中で実行したい機能がある場合は、その機能の左にある「(アルファベット)」をそのまま押せばその機能が実行されます。

例えば、「Alt」+「O」を押した後、「E」を押すと、「セルの書式設定」が開きます。

入力作業の最中にマウスに持ち替えてメニューをクリックしていると、面倒くさいもので
す。
キーボードでのメニュー操作を極めて、効率の良い作業を目指してください。

ちなみにこれらの操作はワードやEメールなど他のソフトでも利用できますよ!

書式

エクセル セル内で2行の文字入力をしたい!

通常ワープロソフトなどでは、エンターキーをたたくと行が改行され、次の行へ入力が出
来ますがエクセルの場合は、アクティブセルが下へ移動し、次のセルへの入力となってし
まいます。こういった場合一つのセルに2行以上の文字入力を行うにはALTキーを押しな
がらEnterキーをたたきます。
すると、同じセル内に2行目の入力が可能となります。
どうぞ、お試しください。

列(行)の幅(高さ)を揃える

行や列のサイズを変える際、あらかじめ揃えたい行や列を選択しておいてから サイズを
変更してあげれば、複数の列や高さのサイズを揃えることができます。

連続した範囲の行や列の選択は、
・「1」「2」などと書いてある行番号や「A」「B」などと書いてある列番号を
 ドラッグします。

離れた範囲の行や列の選択は、
・「1」「2」などと書いてある行番号や「A」「B」などと書いてある列番号を
 Ctrlキーを押しながらクリックしていきます。

そのあとで選択した範囲のどこか一つの列(行)のサイズを変えてあげれば
選択した部分がすべて同じサイズになります。

作業の効率化に便利な機能ばかりですので、ぜひおぼえて使ってみましょう!

分割

以前、1つのブックの中にある別のシートを別ウィンドウで表示することのできる、「新し
いウィンドウを開く」という機能をご紹介しましたが、これと似たような機能に「分割」
という機能があります。

メニューバー「ウィンドウ」⇒「分割」をクリックします。

1枚のシートが4分割され、それぞれ同じシート内の別の場所を表示することができます。

1枚のシートの中に大きな表を作っているときには便利な機能です。

標準フォントの設定

ワードの標準の文字設定は 「MS 明朝 10.5ポイント」
エクセルの標準の文字設定は 「MS Pゴシック 11ポイント」

使用するソフトによって標準の文字設定が違います。
表を作成したあとで変更してもかまわないのですが、標準の文字設定自体を変更しておくこともできます。

メニューバー「ツール」⇒「オプション」⇒「全般」メニューの中に標準フォント という
項目があり、ここで設定した内容が新規のエクセルファイルの標準になります。

文字設定のほかにもシートの数など、いろいろ変更できますので、
自分の使いやすいようにエクセルをカスタマイズしてみてください。

曜日の色付け

スケジュール表など作成時に土日に色をつけたいことがありますよね。
セルの書式設定だと月が替わったりしたときに色を付け替えないといけなくなります。
ちょっと工夫すると土日に色をつけることができます。
今回は土曜日を青、日曜日を赤にする方法を紹介します。

1.列番号Aをクリック
2.メニュー[書式]-[条件付き書式]
3.[数式が]にして、右のボックスに =WEEKDAY(A1,2)=6 と入力
4.[書式]ボタンをクリック
5.[フォント]タブの[色]で[青]をクリック
6.[OK]ボタンをクリック
7.[追加]ボタンをクリック 条件の書き込み欄が下に追加されます
8.操作の3.からを繰り返しで 数式は =WEEKDAY(A1,2)=7 と入力 色は赤
7.[OK]ボタンをクリック
10.[OK]ボタンをクリック

1行おきに網掛け

日ごとの集計表や在庫管理の表などを作成したときに、行数が多いととても見づらい表になります。
そんな時に「1行おきに網掛け」を設定して色を変えてあげると、行が見易くなります。
しかし、行数が多い場合、1行づつ手作業で網掛けを設定するととても大変です。
そこで、今回ご紹介する方法で、簡単に網掛けを設定してみましょう。

1.「1行おきに網掛け」を設定したい表の範囲を選択します。

2.「書式」-「条件付書式」をクリックします。

3.最初の項目を「数式が」に設定し、右の設定フィールドに
以下のように入力します。

 =MOD(ROW(),2)=0

4.「書式」ボタンをクリックし、網掛け(パターン)を設定します。

5.「OK」をクリックします。

どうでしょう?ちゃんと1行おきに色がつきましたか?

図の挿入

「Excelで作ったシートに、デジカメで撮った写真や、イラストなどを挿入したい」
と思ったことはないでしょうか。
Wordではおなじみの機能ですが、Excelでも同じことが可能です。

「挿入」メニュー → 図 → ファイルから をクリックして選択すると、 挿入したい
ファイルを選択するダイアログボックスが出てきます。
そこで、挿入したい写真やイラストのファイルを選択してあげると、選択した ファイル
がシートの中に挿入されます。

挿入したファイルには ○ の形の「ハンドル」が付き、これをドラッグする ことで、大
きさの変更が。
ファイルの上で十字の黒矢印を出し、ドラッグすることで移動ができます。

イラストの挿入

意外に思う方が多いようですが、表計算ソフトのエクセルでも、ワードと
同じように、図形やイラストの挿入ができます。
画面下に「図形描画」のツールバーが出ている方はそこから。
出てこない方はメニューバー「挿入」→「図」から「クリップアート(イラスト)」
「オートシェイプ(図形)」、「ワードアート(ロゴ)」等を選べば挿入できます。
また、「ファイルから」を選択すれば、自分で保存しておいた画像を利用することもできま
す。
エクセルで作成した書類は殺風景なことが多いのですが、こうした機能を利用して、デザ
イン性のある書類を作成してみては?

ただし、多用しすぎると見づらくなるのでご注意を・・・

数式

再計算

その日の日付を表示する「TODAY関数」や時刻まで表示する「NOW関数」は入力の手間を省くためによく使われますが、これらの関数の値は「ファイルを開く」
「式を入れなおす」といった きっかけ がないと変化しません。
この きっかけ を強制的に与えてあげるのが「再計算」の機能です。

キーボード: F9 キー

を押すと再計算が働き、全てのセルを改めて計算しなおします。

たとえば、あるセルにNOW関数を入れると式を入力(確定)した時点の日時が結果とし
て表示されますが、そのまま何もしなければ日時は入力した時間のままです。
その時点での日時を表示したい場合、F9キーを押すと関数が再計算され、日時が表示されます。

選択

すべてのセルを選択

たとえば、あるシートのすべての列幅を変更したいときなど、
シートに表示されているセルを「すべて」選択したい場合、以下の方法があります。

1)シートの列番号Aの左の灰色の四角(■)をクリックする。

2)Ctrlキーを押しながらAキーを押す。

その後、列幅の変更や書式の変更をすれば、シート上のすべてのセルに対して適用されます。

セルの選択(ジャンプ

シートの中で、「数式が入っているセル」「コメントが書いてあるセル」など、特定の内容
を持ったセルを一度に選択する機能があります。
メニューバー「編集」→「ジャンプ」をクリックすると、「ジャンプ」のダイアログボック
スが表示されます。
ダイアログ下部の「セル選択」ボタンをクリックしてみましょう。
「空白」「数式」「コメント」など、チェックして「OK」すると・・・
その特定の内容を持ったセルだけを選択することができるのです。

「コメントが入っているセルだけに色を付けたい」「シートに入力されている数式だけを一
度に削除したい」など、ちょっとしたときに役に立つ機能です。
ぜひ覚えておきましょう。

入力

クリア

「文字や数値、式の入力は間違いなくできた。ただ、表の書式がイマイチ・・・」
という場合、いちいちセルの内容を消して表を作り直していたのでは時間ばかり
かかってしまって、できあがる表もできあがらなくなってしまいます。
そんなときは、表の「書式」だけをクリアし、書式の設定のみをやり直しましょう。

1.書式をクリアしたい表の範囲を選択します。
2.メニューバー「編集」⇒「クリア」⇒「書式」をクリックします。
3.選択した範囲の「書式」だけが削除されます。

反対に「書式」を残して「数値」だけを削除したい場合は「数式と値」、コメントだけを消
したい場合は「コメント」、セルの内容を全て削除したい場合は「すべて」を選択しましょ
う。
クリアしたい項目だけをうまく削除して効率よく表を作っていきましょう。

セルに入力されたのデータ編集

入力された文字や数式の編集をする場合

1)シートのセル上をWクリックしてカーソルを出す
  入力された文字などがセル幅よりもはみ出して表示されているときは、入力されてい
るセルをWクリックするようにしましょう。

2)数式バーをクリックしてカーソルを出す
 文字の修正をしたい箇所をクリックしてすぐに修正できます。
 長い文字列や数式のときは特にこちらがお勧めです。

3)F2を押してカーソルを出す。
 そのセルに入力されているデータの一番最後にカーソルが 表示されます。

確定後のセルの移動

通常セルの中に文字や数式を入力する場合、そのセルをクリックして選択して入力します。
入力後Enterキーを押して確定すると、アクティブセルは下がってしまいます。

セルに文字を入力したあとで矢印(↑↓←→)キーを使えば、自分の好きな方向に確定後のアクティブセルを移動させることができます。
また、あらかじめ入力したい範囲を選択してから入力をすれば、Enterで確定して
いっても自動的に選択している範囲内にのみアクティブセルが移動しますので、
入力する範囲が決まっている表などの場合、非常に便利です。

作業の効率化に便利な機能ばかりですので、ぜひおぼえて使ってみましょう!

特殊な演算子

使わない人はまったく使いませんが、使う人にはぜひ覚えていただきたい機能です。
通常エクセルで計算式を入力するときは四則演算子(+-*/)を使いますが、たとえば「9の3乗」といった"べき乗"の計算をする場合は、"^ "(キャレット)という演算子を使います。

たとえば「9の3乗」であれば「=9^3」という式になります。
キャレットはキーボードの左上にある「へ」と刻印されたキーで出ますので、統計処理や
何かで"べき乗"の計算を行うときは使ってみてください。

また、文字と文字をくっつける(足す)演算子も存在します。
たとえばA1に「東京都」B1に「台東区」という文字が入っていてC1に「東京都台東
区」と表示させたいとします。

そんな時は、"& "(アンパサンド)という演算子を使ってみましょう。
C1に「=A1&B1」と入力すると、「東京都台東区」と二つのセルの文字がくっついて表示
されるはずです。

通常の四則演算以外にもこのような便利な演算子があります。
使う場面は限られますが、いざというときのためにぜひ覚えておきましょう。

作業の効率化に便利な機能ばかりですので、ぜひおぼえて使ってみましょう!

オートフィル

「1、2、3...」というように連番を振る場合、エクセルには
「オートフィル」という機能が用意されており、1と2を入力してこの二つのセルを選択
し、選択範囲の右下を「+」マーク(フィルハンドル)でドラッグすると自動的に連番が
入力されます。
1と2を選択した時点でエクセルは「1づつ増える(加算)という数字の関係を認識して
くれます。

ではたとえば「1、10、100...」と「10倍づつ」連番を振りたい場合はどうすれば良いでしょうか。
上の方法で1、10を入力し、「+」を使ってドラッグすると、エクセルは「1、10」を「9づつ増える」と認識してしまい、「1、10、19...」という連番になってしまいます。

こんなときは、1、10を選択した後で「+」フィルハンドルを、「マウス右ボタンでドラ
ッグ」して見ましょう。
右ボタンでドラッグするとボタンを離したあとで、「連続データ(加算)」「連続データ(乗
算)」を選択することができます。

文字列として入力

エクセルを使って販売管理や在庫管理をしていると、商品や得意先などに 「コード番号」を使うケースがあると思います。
たとえば「プリンターは001」「デジタルカメラは002」といったように 商品にコー
ドを振って管理しやすくするという場合です。
こうした「001」「002」というコード番号をエクセルで使用する際、 コード番号をそのま
まセルに入力すると、

・「001」→「1」 「002」→「2」

のように、ただの数値として入力されてしまいます。
これはエクセルが「001」というコードを数値として認識してしまうために 起こります。

これを回避ためには、コード番号を「A001」「A002」のように 「文字+数字」に変える
方法と、「001」という数値を"文字列"として入力する 方法があります。

数値を文字列として入力するには、セルに数値を入力する前に、「 ’」
の記号を SHIFTキー+「7」 を押して入力しておきます。
’ を入力しておくことで、そのあとに入る数字を数値ではなく文字列として 認識させ
ることができるようになるのです。

分数の入力

使う場面は限られるかもしれませんが...
今回はセルに分数を入力してみましょう。

適当なセルに「1/4」と分数を入力してみましょう。

・「1/4」→「1月4日」

のように、日付としてと入力されてしまいます。
エクセルではスラッシュ(/)で区切った数字は日付として認識されます。

分数を入力するときは、分数の前に「0」と「(スペース)」を入力しておきます。

・「0(スペース)1/4」→「1/4」(=0.25)

と分数で表示されるはずです。
0以外にも、

・「1(スペース)1/4」→「1/4」(=1.25)

とすることもできます。
こうして入力した分数は数値なので、計算に使うことができます。

どうしても分数の計算が必要なときはこのやり方を思い出して入力してください。

複数のセルに同じデータを入力

連続した場所や離れた場所に同じ文字や数式を入力する際、一度一つのセルに入力したものをコピーして使うことが多いと思いますが、複数のセルに一発で同じデータを入力する方法があります。

複数のセルを選択したあとで「Ctrl」キーを押しながら「Enter」キーで入力を決定します。

データの入力の際に便利な方法です。
試してみてください。

フィル機能

エクセルには自動的に数字の連番や曜日、数式を作成する「オートフィル」という機能が
あります。
アクティブセルの右下で「+」マークを出し、ドラッグするやり方です。
皆さん使っていると思いますが微妙なドラッグの加減でずれてしまったりすることも多い
のではないでしょうか?

この作業をドラッグを使わずに行う方法があります。

メニューバー「編集」⇒「フィル」⇒「連続データの作成」

をクリックしてメニューを開き、「コピーする方向(行/列)」、「連続データの種類 (加算/乗算/日付など)」、「増分値」、「停止値」を設定して「OK」をクリックします。

セルの数が多くてドラッグが面倒くさいときなどにぜひ活用してください。

Ctrlキー+ドラッグ

同じものを複数欲しい時にはコピーを行いますが、
皆様はどうやってコピーをしていますか?
エクセルに限らず、様々な時に使えるコピーの操作が
Ctrlキーを押したままドラッグという操作です。

エクセルで言うならば、
コピーしたいセルを選択して周囲の太い線にマウスを併せます。
白矢印が表示されたらCtrlキーを押しながらドラッグします。
列も行も同じ。シートをコピーして増やしたい時も
シート見出しで白矢印が出ている時にCtrlキーを押しながらドラッグ。

この時のポイントはマウスを放す瞬間にCtrlキーが押されていること。
だから、必ず先にマウスのボタンを離してから、Ctrlキーを放してくださいね。
また、白矢印の横に小さな+マークが表示されています。
これが、コピーの合図です。
ファイルのコピー、フォルダのコピー、図形のコピー
ちょっとコピーして増やしたい時には大変便利な操作です。

お試し下さい。

複数範囲の選択

書式を設定するときなどに、離れている複数のセル範囲を同時に選択したいことがよくあ
ります。
通常は、「Ctrl」キーを押しながら選択したい場所を選んでいくのですが、左手でCtrlキー
を押したまま細かいマウス操作をするというのも、つらいものがあります。
そんな時は、「SHIFT」キーを押しながら「F8」キーを押します。
こうすると「ESC」キーで解除しない限り、マウスで選択した部分が選択範囲としてどん
どん追加されていきます。

何かのキーを押しながら選択しなくてもよいので楽チンです。

日付・時間の入力

エクセルで表を作っているとき、その時の日付や時間を入力したいということがよくあり
ます。(特に日付ですね)

そんなときは、次の二つのショートカットキーを覚えておくと便利です。

■ CTRLキー + 「;(セミコロン)」 → 日付の入力

■ CTRLキー + 「:(コロン)」 → 時間の入力

「その日の日付を自動的に入力する」TODAY関数というのもありますが、TODAY関数を
使うとブックを開く度に日付が変わってしまうので、日付を特定したい場合は使うことが
できません。

そんなときは「2005/8/1」と手入力するしかないのですが、このショートカットキーを使え
ば日付の入力も楽々です。

リンク貼り付け

エクセルで作った表をワードに貼り付ける。
ワードで表を使った作業をするときによく使うやり方です。

ワードとエクセルは同じパッケージの製品で、相互の連携が考えられていますので、
他のソフト間に比べて手間無く表を貼り付けることができます。

しかし、普通に「エクセルで表をコピー」→「ワードに貼り付け」をかけると確かに表は
張り付きますが、必要があって元のエクセルの表を修正したときに、貼り付けたワードの
表は修正されず、結局手作業でもう一度ワードのほうで修正をすることになって(あるい
は貼り付けのやり直し)しまいます。

そこで便利なのが「リンク貼り付け」です。
エクセルでコピーした表をワードに貼り付ける際に、

メニューバー「編集」→「形式を選択して貼り付け」→「リンク貼り付け」
を使って貼り付けをします。
するとエクセルで修正した内容がワードにも反映されるようになります。

なかなか使い勝手のよい機能ですので、ぜひ覚えましょう。

&(アンパサンド)演算子

「演算子」というと四則演算に使う記号「+ - * /」が有名ですが、
エクセルで使える演算子はこれだけではありません。

"&"キーボードのSHIFTキーを押しながら6を叩くと出るこの記号で、文字列の連結が
できます。

例えば、A1に「姓」(例:佐藤)が入っていて、B1に「名」(例:浩市)が入っている場合、
C1のセルに「=A1&B1」という数式を入力すると、A1とB1の文字が連結されて表示され
ます(例:佐藤浩市)。

項目を分けて住所録などのリストを管理しているときにはとても役に立つ演算子です。ぜ
ひ覚えておきましょう。

PHONETIC関数で「ひらがな」

Excelには「フリガナ」を取り出す「PHONETIC」という関数があります。
住所録などの名簿を作るときによく使う関数です。
通常、特に何も設定せずにPHONETIC関数を使うとカタカナのフリガナが表示されます。

このPHONETIC関数で取り出されるフリガナは、書式メニューの「ふりがな」の設定で、
コントロールすることができます。
取り出される内容(たとえば漢字の氏名など)に対して、メニューバー「書式」→「ふり
がな」→「設定」から、「ひらがな」のフリガナを振るように設定するとPHONETIC関数
で取り出されるフリガナがひらがなに変わります。半角のカタカナにするときも同様です。

PHONETIC関数で「カタカナのフリガナしかでてこない」とお嘆きの方、書式メニューの
「ふりがな」で設定を変更してみてください。

表示

シートの切り替え

売上表などを作るとき、一月につき一枚のシートを使って表を作成することがよくありま
す。そうすると、1年分のデータはシート12枚分。
3年分のデータを一つのブックで管理するとシート数は36枚にもなります。
このようなブックを利用するときに面倒なのがシートの選択です。
画面下の「シート見出」しが36枚も並んでいると、目的のシートを選択するだけでも一
苦労です。
シート移動のショートカットキー「Ctrl+PageUP」、「Ctrl+PageDown」を使うと多少楽
にはなりますが、シート数が多いと何度もキーをたたかなくてはいけません。
そんなときに有効なのが、「シートの選択」です。

画面下のシート見出しの左にある三角矢印を 右クリック すると・・・
シートの一覧が出てきて、目的のシートをマウスで選択することができます。
一覧に入りきらない場合は「シートの選択...」をクリックすると、ダイアログボックスを使
ってシートを選択することができます。
シート数が増えたときに便利な機能です。
ぜひ使ってみてください。

数式の表示

複雑な数式をたくさん使って表を作ったものの、どこかおかしい... 数式を一度に表示
して確認したい!
そんな時はオプションを使って、セルに数式の答えではなく、数式自体を 表示しましょ
う。

・「メニューバー」→「ツール」→「オプション」メニューを表示
・「オプション」中の「表示」タブをクリック

・「ウィンドウオプション」の「数式」をクリックしてチェックを入れOKします

これで、セルの中には式の答えではなく、数式自体が表示されるようになります。
通常、数式はセルを選択して数式バーを一つづつ確認していくしかないのですが、 この
方法で全ての数式を一度に表示・確認することができます。
数式の答えに戻したいときは、同じメニューを開いて、「数式」のチェックを クリックし
てはずしてあげればOKです。

ツールバーの表示/非表示

ExcelやWordを使っていて、今まで表示されていたはずのツールバーやボタンが 突然消えてしまった...というご経験をされた方は多いのではないでしょうか。

ちょっとした拍子にすぐに消えてしまう困り者のツールバーですが、出てこなく なって
しまったツールバーは 「表示」メニュー → ツールバー から、お好みのツールバーを選択して改めて 表示することができます。

ちなみに、「上書き保存」や「印刷」ボタンのあるのは「標準」ツールバー、 「文字の大
きさ」や「中央揃え」のボタンがあるツールバーは「書式設定」と、 それぞれ名前がつい
ています。
消えてしまったときは、「表示」メニューから出してあげましょう。

ゼロを表示しない

Excelで計算式を使った場合、結果として「0(ゼロ)」がでることがありますが、「0をわ
ざわざ表示したくない」という場合、設定によって非表示にすることが
できます。
[ツール]→[オプション]→[表示]メニューの[ゼロ値]のチェックをはずすと、0という数値が
表示されなくなります。

ただし、この設定を行った場合はそのシート内の全てのセルに適用されるので、特定のセルだけを表示させたくないような場合は使えませんのでご注意を。

ブックを別のウィンドウで開く

1つのブックに2枚以上のシートがあるとき、片方のシートの内容を見ながら別のシートに
入力をしたいというときがあります。

こんなときは、「新しいウィンドウを開く」を使って、同じブックの別シートを別ウィンド
ウで開いてあげましょう。

・メニューバー「ウィンドウ」⇒「新しいウィンドウを開く」

これで、1つのブックが2つの別のウィンドウに表示されます。
あとは、メニューバー「ウィンドウ」の「整列」でウィンドウを上下や左右に並べてあげ
れば、同じブックの2つのシートを別々に見ることができます。

これでもういちいちシートを切り替えながら入力・確認しなくても済みますね。

画面のスクロール

大きな表を扱うときに覚えておくと便利なショートカットキーを紹介します。

・「PageDown」:1画面下にスクロール
・「PageUp」:1画面上にスクロール
・「Alt」+「PageDown」:1画面右にスクロール
・「Alt」+「PageUp」:1画面左にスクロール
・「Ctrl」+「BackSpace」:アクティブセルが表示されるまでスクロール

「普段使わないし何のためにあるの?!」と誰もが思う [PageDown]や[PageUP]キーですが、こんな使い方もあるんですね。

ウィンドウ枠の固定

大きな表に入力をしていると、エクセルの画面を下へスクロールしないと次のデータ入力
が出来ないことが良くあります。
どんどんシートをスクロールして、さあ、入力しようと思った時、あれ、この列って、何
を入力してたのかなと項目が解らなくなる。
また、1行目に戻って項目を確認して、また下へスクロールして・・・・
なんて、とても面倒。こんな時に、1行目の項目行を固定して、画面をスクロールしてもい
つも1行目が表示されているようにすることが出来ます。

まず、固定したい行の1行したの行ナンバーをクリックします。
(1行目を固定する場合は行ナンバー2をクリック)
次にメニューバーのウィンドウをクリックし、ウィンドウ枠の固定をクリックします。
選択を解除すると1行目の底辺に罫線が引かれた状態になります。
この罫線は印刷されず、ウィンドウを固定していますよという合図です。
さあ、画面を下へスクロールしてみてください。
いつでも1行目の項目が表示されている状態になります。
とても便利ですよ。
横に長い表の場合は、同じ手順で列を固定することも出来ます。
この場合は、固定したい列の次の列ナンバーを選択してください。

ジャンプ

大きな表を作成・編集するとき、例えば「X5000」などというセル番号まで移動するのは大変です。
そんなときは、表の作成中にキーボード「F5」キーを押します。

出てきたウィンドウの「参照先」に移動したいセル番号(例えば「X5000」)を入力して「OK」をクリックすると、入力したセル番号へアクティブセルが移動します。

他のシートのセルに移動する場合は・・・
 シート名!セル番号 (例:1週!H1462)で移動できます。
これで大きなシートの中を自由自在に移動することができますね。

ツールパレットの切り離し

エクセルで罫線を引いたり、セルに色をつけたりするとき画面上にあるツールボタンを使
って編集をします。
([A]のマークやペンキのこぼれているマークですね)

▼マークをクリックして線の種類や色を選択をすることになりますが、ツールボタン自体が画面の上部にあり、いちいちマウスを上まで移動していると、面倒くさいことがあります。

そんなときは、▼マークをクリックして出てきたメニュー(パレット)上部の移動ボタン
(「====」や「●●●」で表示されています)をドラッグするとパレット部分だけ取り外す
ことができます。

作業場所付近にパレットを持って来ればマウスの移動が少なくて済みます。
罫線引きなどで細かい作業にうんざりしている方、試してみてください。

Scroll Lockキー]

エクセルで上下左右の矢印キー「↑↓←→」を使うとアクティブセルの移動になります。
これはこれで便利な機能なんですが、キーボードにある「Scroll Lock」キーを押してから
矢印キーを押すと、画面のスクロールが行えます。
広い表を隅から隅まで確認したいときに、いちいちマウスでスクロールバーを操作すると
結構面倒なものです。

そんなときは、この機能を利用して、下に右にと画面を移動して表を確認してください。

もう一度「Scroll Lock」キーを押すと解除することができます。

キーボードの中でも「押したことの無いキーベスト5」にランクインするであろう「Scroll
Lock」キーですが、こんな使いかたのできる便利なキーなのです。

千単位の表示

セルの中に「100000」という数値を入力したとします。
これは数値として計算することが可能ですが、桁数が大きく、表を読み取りにくくしてし
まう場合があります。
このようなときに「単位は千」として下3桁のゼロを省いて表記する方法があります。

「書式」→「セルの書式設定」→「表示形式」の中に、「ユーザー定義」として以下のように記入します。

 #,(シャープ+カンマ)下三桁を省略  cf. #,, 下六桁 #,,, 下九桁

これで表記上は数値の下三桁が消え、千単位で表示されます。
あくまでも"表記上"ですので、実際の計算はしっかりと全桁を対象に行われます。
桁数の大きい数値を使って表を作成している方、ぜひ試してみてください。

列(行)の入れ替え  

エクセルでデータを入力して表を作成するとき、データの場所を「入れ替えたい」と思っ
たことはないでしょうか?
例えば住所録で・・・
A列に「住所」、B列に「氏名」、C列に「電話番号」を入力したとします。
一通り入力が終わったあとで、「住所と氏名の場所を入れ替えたい!」
(A列に「氏名」、B列に「住所」)と思ったらどうしますか?
エクセルで列(行)を入れ替えるときは「Shiftキー」と「ドラッグ」を使います。

1.まずA列を選択します。
2.選択したA列に表示されている黒枠にマウスポインターを合わせ、十字の黒矢印を
表示します。(「移動」の形です)
3.キーボードの「Shift」キーを押しながら、B列とC列の間へ「ドラッグ」します。

これで、A列の「住所」とB列の「氏名」が入れ替わります。
列(行)の入替は、すべて手作業でやろうとすると非常に手間がかかりますので、ぜひこのテクニックを覚えておきましょう。

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